1.事業者の名称、住所、代表者の氏名

株式会社オービックオフィスオートメーション
〒104-0031 東京都中央区京橋2-2-1　京橋エドグラン8Ｆ
代表取締役社長　橘　昇一

2.管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者 　　総務部　部長
※連絡先は、後述７．b）に記載の「個人情報に関する苦情および開示等の請求受付担当窓口」をご確認ください。

3.個人情報の利用目的について

当社は、事業活動に関してお客様の個人情報を、以下の目的の達成に必要な範囲で利用いたします。
利用に当たっては、氏名、電話番号、住所等の基本項目の他、過去のお取引情報、お問合せ内容、ご質問、ご要望等に関する情報を活用します。

※上記のほか、直接書面で取得時に同意をいただいた個人情報（開示対象個人情報）の利用目的は、7.a)をご確認ください。

4.個人情報の取得および利用について

当社は、前項３．に記載の利用目的の達成に必要な個人情報を、以下の場合を除き、同意をいただいた上でお預かりいたします。

お預かりした個人情報は特定した利用目的の範囲内で利用いたします。また、あらかじめご本人に必要事項を明示又は通知して同意をいただいた場合、あるいは以下の場合を除き、第三者に提供することはいたしません。

5.個人情報の共同利用について

当社は、お問い合わせのお客様個人情報、およびセミナー参加申込等のお客様個人情報を、上記「利用目的について」に記載された目的の達成に必要な範囲内で、株式会社オービックと共同利用することがあります。その場合は下記項目を明示又は通知してお客様の同意を取得いたします。

（共同利用する項目）

• 氏名、メールアドレス、会社名、電話番号、FAX番号、住所等のご連絡先情報
• お問い合わせの内容等 （お問い合わせのお客様の場合）
• 参加申込の内容等 （セミナー参加申込等のお客様の場合）

（共同利用者の範囲）

• 株式会社オービック

（利用目的）

• お客様にとって最適な、オービックグループの取扱商品およびサポートサービス等に関する情報提供のため

（共同利用の管理責任者）

• 株式会社オービックオフィスオートメーション
  個人情報保護管理者　総務部　部長

6.個人情報の安全管理措置

当社は、個人情報の保護に関する管理責任者のもと、管理体制を設けるとともに、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組みます。
なお、当社では個人情報を外部の業務委託先に預けることがあります。この場合、十分な個人情報の保護の水準を満たしている委託先を選定し、個人情報に関する委託契約を締結すると共に、委託先に対する管理・監督を徹底します。

a ）組織的安全管理措置

安全管理について社員の責任及び権限を明確に定め、安全管理に対する規程及び手順書を整備・運用し、その実施状況を確認します。また、漏えい事案等に対応する体制を整備します。

b ）人的安全管理措置

社員に個人データの適切な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行います。

c ）物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域の管理、個人データを取り扱う機器及び書類等の盗難又は紛失等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄などの措置を講じます。

d ）技術的安全管理措置

個人データ及びそれを取り扱う情報システムへのアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じます。

7.開示等の請求方法

以下は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去、第三者への提供の停止および第三者への提供記録の開示（以下、併せて「開示等」といいます。）を請求される方に対して公表する情報です。希望される場合は、お手数ですが、以下の手順に従ってご請求ください。
開示等は、保有個人データが対象となります。予めご了承ください。 

a ）各開示対象個人情報の利用目的

b ）苦情及び開示等の請求方法

開示等の請求方法

開示等の請求をされる場合は上記担当窓口にご連絡ください。請求がご本人によるものの場合は本人確認が必要となります。 ご本人であることを確認できない場合、または「開示等に関する請求書」の記載に不備があった場合は、その旨をご連絡して再請求をご案内します。ただしご連絡後2週間を経過しても再請求がないときは、開示等のご請求がなかったものとして対応いたします。

c ）ご請求方法

ご連絡いただいた後に、当社所定の「開示等に関する請求書」を送付いたします。開示等に関する請求書に必要事項を記入し、本人確認のための書類（運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し）、および1,000円分の郵便切手を同封し、上記宛先までお送りください。

d ）代理人の方が手続きをされる場合

代理人の方が手続きをされる場合は、「開示等に関する請求書」、「本人確認書類」に以下の書類を加えてお送りください。

• 代理人を証明する書類（代理人の運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し）
• 代理人の住民証の写し（開示等の請求を行う30日以内に作成されたもの）
• 代理人が弁護士の場合は、登録番号の分る書類
• 代理を示す旨の委任状

e ）開示等のご請求結果の通知方法

「開示等に関する請求書」に記載された請求者の氏名及び住所宛に、原則、書面で郵便（日本郵政グループの一般書留・本人限定受取郵便）により通知します。電磁的な方法による通知をご希望の場合は、ご相談ください。開示等を行わない場合（注） に該当する場合は、その理由を付記して通知します。
なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

（注）開示等をお断りする場合
次の場合は、開示等のお求めを受付けいたしかねますので、予めご了承願います。

• ご提出いただいた「開示等に関する請求書」に、｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣及び「電話番号」等の記載がない場合、または抹消されている場合
• 開示を希望するデータにおける｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣及び「電話番号」の登録内容と、「開示等に関する請求書」にご記入の｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣及び「電話番号」が不一致の場合
• 偽造、改ざんした書類と判明した場合（「開示等に関する請求書」は返却せず、当局へ通報、提出いたします。）

7.クッキー（Cookie）について

当社のウェブサイトでは、より良いサービスをご提供するためにクッキー(Cookie)を使用する場合があります。クッキー(Cookie)とは、ウェブサーバが閲覧者のブラウザに送信する小規模なテキストデータのことで、閲覧者個人を特定することができる情報は一切含まれません。
なお、ブラウザの設定を行うことにより、クッキー(Cookie)の機能を無効にすることができますが、この結果ウェブページ上のサービスの全部又は一部がご利用いただけなくなることがあります。

以上
制定日：平成22年5月18日
最終改定日　令和5年9月27日